25 Juil 8 étapes à suivre pour réussir son déménagement d’entreprise

Plusieurs facteurs laissent présager la délocalisation de l’entreprise : fusions, agrandissements et besoins conséquents d’espace supplémentaire, loyers exorbitants, ou lieux inadaptés à leurs évènements… Quelle que soit la raison, le changement peut se faire rapidement ou couter plus longtemps. Surtout dans le cas d’une grande entreprise avec plusieurs services et divisions. Pour se dérouler dans de bonnes conditions, le déménagement de l’entreprise doit être prévu et préparé ! Voici nos conseils pour des projets réussis.

Avant de déménager, vous devez vous poser quelques questions

La première question qui doit être posée est sans aucun doute le raisonnement derrière le déménagement. C’est aussi un moyen important d’élaborer un calendrier pour les préparatifs de cette relocalisation.

Plus nous émettons d’hypothèses et réalisons la motivation réelle de ce déménagement, mieux nous pourrons l’organiser et établir des normes harmonieuses liées à ce projet de transfert. Bien qu’il puisse sembler normal qu’un déménagement vers un site plus grand ne fonctionne pas comme un déménagement vers une zone plus petite, il est clair qu’un déménagement causé par une fusion ne sera pas le même qu’un déménagement causé par un surpoids.

Chaque mouvement mérite d’être questionné et exploré pour mieux comprendre comment il peut être un facteur de motivation et une opportunité pour l’entreprise de se développer. N’hésitez pas à contacter un professionnel en déménagement Le Vésinet de vous aider. Il vous propose son service de déménagement local et longue distance à un tarif compétitif.

Créer un cahier de charges pour planifier les déménagements

Quel est le secret de tout déménagement commercial réussi ? Un cahier des charges bien préparé ! Celui-ci sera votre support privilégié et vous permettra de lister toutes les démarches à effectuer, indispensables pour ne rien oublier.

Pensez à inclure dans votre cahier des charges un plan de remodelage, une liste des démarches à effectuer, les différents prestataires à contacter, les plans du nouveau bureau et la répartition des espaces pour chaque service, etc.

Organiser votre emploi du temps

L’anticipation est le maitre mot de la bonne organisation des actions commerciales. Les échéanciers devraient être votre outil de référence pour les changements à tous les niveaux de votre organisation.

L’idéal est d’avoir un calendrier très précis qui déterminera le rôle de chacun et l’exécution des différentes tâches. Cela vous évitera d’oublier quoi que ce soit et de respecter les délais en plusieurs étapes.

Le planning doit être très clair pour que chacun puisse s’y retrouver facilement ; il peut également être organisé par silos métier ou par équipes. N’oubliez pas de contacter un expert en déménagement Le Vésinet. Il vous garantit un service de déménagement de haut niveau à un prix bas.

Informer et communiquer avec les employés du déménagement

Une fois qu’une décision a été prise et prise, il est important d’aviser vos employés le plus tôt possible et de communiquer l’incident au sein de l’entreprise afin que personne ne soit pris au dépourvu et que chacun ait le temps de se préparer. Ce transfert organise ainsi (physiquement et psychologiquement) le déplacement de son service ou de son équipe.

Une seule initiative peut en effet booster la vitalité et devenir un moteur pour toute l’entreprise, mais elle peut aussi être source d’anxiété et de conflits chez les collaborateurs si elle n’est pas bien organisée.

Dans toute activité commerciale, cet élément humain est aussi important que l’aspect logistique. Il existe plusieurs moyens de rassurer et d’impliquer les collaborateurs dans le déménagement : visites organisées des nouveaux locaux, sollicitation d’avis par concours d’idées, communication active avec les clients de l’entreprise, sondages pour recueillir l’avis de leurs collaborateurs, billetterie à suggestions pour les nouveaux collaborateurs Attendre. Il est important, quelle que soit la motivation du déménagement, d’en faire un tournant vraiment positif et embrassé par tous.

Effectuer toutes les formalités administratives

Certains baux professionnels comportent un préavis de départ de l’entreprise de 6 mois. Pensez à revoir votre contrat de location au début de votre projet de déménagement pour ne pas vous laisser intimider. Aussi, vous devez connaitre leurs polices de déménagement de ligne auprès de votre compagnie d’assurance, de vos différents fournisseurs (internet, téléphone, électricité, matériel de sécurité, etc.) afin de savoir comment organiser vous-même le transfert des contrats vers votre nouvelle adresse d’alors.

N’oubliez pas d’informer les autorités du changement d’adresse : Service des Impôts des Entreprises, INSEE, URSAF… Et si vous êtes sur Le Vésinet, faites appel au professionnel de déménagement sur Le Vésinet. Il met à votre disposition plusieurs formules de déménagement pour répondre au mieux à vos besoins et à votre budget.

Gérer les délais de préavis

Votre entreprise s’est installée dans des locaux ayant signé un bail commercial, professionnel ou précaire ? Ensuite, en cas de résiliation du bail, vous serez honoré des mentions légales et d’une amende.

Il permet aux propriétaires de locaux d’anticiper le départ de votre entreprise et de trouver de nouveaux locataires.

Ce délai vous permet également de préparer sereinement votre tissu mobile pendant ce temps.

Le délai de préavis pour les baux commerciaux est généralement de 6 mois. Les délais peuvent varier en fonction du contrat initialement signé.

Contacter différents déménageurs

La migration des entreprises représente un cout énorme. Donc, c’est une enveloppe budgétaire à prévoir. Il est donc nécessaire de pouvoir trouver les solutions les moins chères et les plus avantageuses pour ne pas créer de trous dans votre budget annuel et affecter vos activités. Cela s’applique en particulier aux prestataires de services de paiement tels que les entreprises de déménagement sur Le Vésinet.

N’oubliez pas de contacter plusieurs entreprises et de comparer les devis entre les couts et les services qu’elles proposent chacune.

Préparer votre nouveau lieu

L’enchainement est le reflet d’un déménagement, qu’il soit personnel ou professionnel.

Après quelques années au même endroit, on a tendance à accumuler des trucs inutiles. Le tri est un excellent moyen pour permettre aux salariés de déménager sereinement de manière claire et agréable.

C’est aussi l’occasion d’investir dans de nouveaux équipements (mobilier, électroménager, vidéoprojecteurs…) qui pourront être agencés différemment dans les futurs espaces de travail.

Profitez-en pour choisir au plus vite une entreprise de nettoyage pour voir dans quelle mesure votre futur espace sera entretenu. Il est préférable d’avancer sur ce sujet pour éviter de détériorer votre logement après votre emménagement…  Mais si vous contactez le professionnel en déménagement sur Le Vésinet, il vous propose un service de nettoyage et d’aménagement.