23 Sep Pourquoi recourir à la dématérialisation des documents

La réduction du nombre de papier que ce soit pour les particuliers que pour les entreprises n’est pas juste un mode passager. C’est un investissement dont le but est de créer une société plus propre, moins polluante. Ceci doit obligatoirement passer  par la dématérialisation des documents au format papier. Afin de réduire cette empreinte écologique et de devenir socialement responsable, il faut arriver au zéro papier, concept  des entreprises désireuses de contribuer à ce mouvement.

La dématérialisation des documents en entreprise

Le “Zéro Papier” est une tendance ou une mode adoptée de plus en plus par les entreprises qui consiste à réduire le plus possible l’utilisation du papier au sein de celles-ci.

Issu de la dématérialisation, ce concept est un véritable enjeu économique et écologique pour ces sociétés, de par la réduction du nombre de déchets, des frais liés aux impressions et à l’acheminement et l’archivage des documents. Ces réductions permettront de fluidifier et sécuriser les processus administratifs avec  un gain de temps non négligeable pour favoriser la productivité et la performance.

En France, cette dématérialisation a commencé il y a environ 2 décennies à l’initiative des services du ministère des Finances au lendemain de grandes grèves. Ces services ont cherché à optimiser les échanges de données avec les entreprises qui, elles, utilisaient déjà le système informatique et notamment les disquettes. On parle alors d’Échanges de Données Informatisées (EDI) entre l’administration fiscale et les entreprises.

Ce sigle va certainement connaitre une grande évolution avec l’émergence d’internet, ce qui est permet aux entreprises volontaires de remplir directement leur formulaires fiscaux et sociaux en ligne. En d’autres termes, les entreprises peuvent désormais faire leurs déclarations obligatoires et s’acquitter de leurs obligations financières en ligne. On parle alors du système EFI ou d’Échanges de Formulaires Informatisés.

Cette dématérialisation des processus fiscaux procure de nombreux avantages ce qui a suscité beaucoup d’initiatives de la part des entreprises. Notamment celle d’étendre cette transition du format papier au format numérique à l’ensemble des procédures administratives internes et/ou externes.

La dématérialisation et la législation en vigueur

Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil

La loi française, par transposition de la directive communautaire 1999/93/CE, permet désormais aux entreprises de numériser les documents papiers. Il est donc désormais possible de créer des copies numériques des originaux manuscrits. Il est donc possible pour qui le veut, de numériser l’ensemble des documents manuscrits tels que les contrats, factures, bulletins et autres, et de les archiver de manière électronique.

Comment engager cette dématérialisation des documents?

La numérisation de l’ensemble des documents manuscrits pouvant l’être sera le point de départ de cette stratégie. La seconde étape est de mettre en place une Gestion Électronique des Documents afin de permettre aux différents acteurs de retrouver tel ou tel document si cela s’avère nécessaire.

La gestion électronique des documents doit être accompagnée d’un Système d’Archivage Électronique ou SAE des documents. En ce qui concerne les documents qui demandent une signature, la signature électronique se positionne comme la solution en la matière. Elle permet d’inviter des personnes à signer des documents en ligne et ce de manière sécurisée, avec une valeur juridique certaine associée aux documents signés.

Pour cela, il est conseillé d’utiliser des moyens électroniques à savoir des logiciels et du matériel ou de recourir à un tiers archiveur pour effectuer l’ensemble des opérations en rapport  à ces documents à savoir l’acquisition, la numérisation, la validation, l’archivage, le classement, etc.

Le caractère automatisé de cette gestion rend les documents, leur gestion, leur exploitation plus fiables et permet aux utilisateurs de consacrer leur temps à d’autres tâches, plus productives. Ces processus automatisés réduisent également fortement les risques d’oublis et d’erreurs liés au facteur humain.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation de documents, suivez le lien https://www.bluemega.com/ameliorer-les-usages-dimpression/